Im März 2020 hieß es erstmals: Es geht in den Lockdown zur Eindämmung der Corona-Pandemie. Das führte viele Beschäftigte ins Homeoffice, einige sind seither nicht wieder an ihrem regulären Arbeitsplatz gewesen.
Manches läuft aber zu Hause noch immer nicht so rund wie gewohnt. Der Unternehmensberater, Autor und Effizienzexperte Jürgen Kurz bekommt regelmäßig Feedback, wo es hakt. Im dpa-Themendienst-Gespräch nennt er drei Effizienzfallen, die Teams auf jeden Fall angehen sollten.
Effizienzfalle 1: Unstrukturierte Dateiablage
Bevor viele Beschäftigten angefangen haben, von zu Hause zu arbeiten, lagen Daten in der Regel im Unternehmen - oft auf einem zentralen Fileserver. Schon mit dieser Methode hätten die Mitarbeitenden oft viel Zeit damit verschwendet, benötigte Dateien zu suchen, sagt Kurz.
Nun würden Daten verstärkt in einer Cloud abgelegt. Das habe viele Vorteile, es gebe aber auch Risiken. "Die Teammitglieder arbeiten auf ihrer Insel", beschreibt es Kurz. Auf dieser Insel werde dann zwar untereinander kommuniziert, Know-how entstehe. Häufig würden aber andere Teams davon nichts mitbekommen.
Auch wenn Teammitglieder Dateien nicht in der Cloud speichern, sondern zum Beispiel auf dem Laptop, seien diese Daten mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit sogar für die eigenen Teammitglieder unbekannt.
Kurz rät daher dazu, Cloud-Lösungen nur mit einer Struktur für die Dateiablage einzuführen: "Sonst hat das Doppelabgaben, Rückfragen und enorme Suchzeiten zur Folge." Mitarbeitende sind dann gestresst und frustriert - und fangen im schlimmsten Fall wieder bei null an: Sie erstellen lieber Dateien neu, als nach bereits Bestehendem zu suchen.
Grundsätzlich gilt laut dem Experten: Daten sollten so zentral wie möglich und nur so dezentral wie nötig gespeichert werden.
Effizienzfalle 2: Ineffiziente Kommunikation
Schon vor der Pandemie haben Beschäftigte viel Zeit mit der Bearbeitung von Mails verbracht. Und mit dem Umzug ins Homeoffice sind für viele Unternehmen neue Kommunikationskanäle hinzugekommen.
"Auf die Frage, wie viele Kommunikationswerkzeuge er im Einsatz hat, antwortete der Abteilungsleiter eines mittelständischen Unternehmens nach gedanklichem Durchzählen: "Neun: E-Mail, Telefon, Skype, Fax, Teams, Whatsapp, ...", erzählt Kurz aus seinem Beratungsalltag. Auch die Zeit in Meetings habe im Homeoffice zugenommen. "Mein Tipp ist hier: Klare Spielregeln zu vereinbaren, wie kommuniziert und wie die Ergebnisse festgehalten werden", rät der Experte.
Sinnvoll kann etwa sein, abzustimmen, welche Kanäle überhaupt wofür genutzt werden. Dann geht es an die Feinheiten. Teams legen zum Beispiel fest, wer im Firmen-Chat wann getagged wird: Soll eine einzelne Person, ein ganzer Kanal oder ein Team adressiert werden?
Videokonferenzen sollten im Regelfall nur mit Vorlauf stattfinden und lediglich bei dringenden Angelegenheiten spontan erfolgen. Für effiziente Meetings lohnt es sich, den Personenkreis möglichst klein zu halten, immer einer Agenda zu folgen und einen Zeitrahmen zu definieren. Ein Moderator sorgt für Überblick und Struktur.
Effizienzfalle 3: Schlechtes Projektmanagement
"In über 90 Prozent der Projekte wurden bereits vor Corona Termine und Kosten nicht eingehalten", sagt Kurz. Wenn Mitarbeiter nun dezentral arbeiten, wird das nicht einfacher. Viel Zeit gehe für die Steuerung der Projekte verloren.
Auch hier ist der Tipp: gemeinsame Spielregeln für die Dokumentation der Ergebnisse vereinbaren. Gut ist es, sich auf möglichst ein gemeinsames Tool zur Zusammenarbeit und Projektsteuerung zu einigen. "Digitaler Minimalismus ist auch hier die Maßgabe", empfiehlt Kurz.