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Tool-Tipps: Präsentieren wie ein Profi

Fakten prägnant zusammengefasst und mit Bildern oder Grafiken ergänzt: Präsentationen sollen ein Thema vermitteln und die Zuhörer bei der Stange halten. Damit das gelingt, spielt das genutzte Programm eine zentrale Rolle. Doch es ist nicht alles. Denn das Erstellen der Präsentation nimmt es einem nicht ab.

Die Klassiker sind Powerpoint von Microsoft und Keynote von Apple, das es sowohl für iOS als auch macOS kostenlos gibt. Powerpoint kann man als abgespeckte Browser-App auch gratis verwenden - man muss sich aber ein Nutzerkonto anlegen. Die Vollversion ist kostenpflichtig und gibt es beispielsweise im Office-Paket von Microsoft.

Eine Alternative für die feste Installation auf dem Computer ist das Programm Impress aus der quelloffenen Bürosoftware Libre Office. Webbasiert funktioniert wiederum die Anwendung Google Präsentationen. Sie eigne sich gut für die Arbeit im Team, sagt Dorothee Wiegand von der Fachzeitschrift "c't". Das Programm stelle den Bearbeitungsverlauf dar und zeige auch, wer was geändert hat.

Auch der Web-Dienst Prezi hat sich etabliert. Im Unterschied zu klassischen Präsentation, wo Folie auf Folie folgt, arbeitet man in diesem in seiner Basisversion kostenfreien Programm gewissermaßen auf einer einzigen, sehr großen Arbeitsfläche.

Bei Prezi könne man mit seinen Zuschauern ein Gespräch führen und dabei immer genau das auf dem Bildschirm vergrößert darstellen, was gerade relevant ist, erläutert Berater und Sachbuchautor Peter Claus Lamprecht. Dabei müsse man keine bestimmte Reihenfolge einhalten, da sich alle Inhalte intuitiv beliebig auswählen ließen. Diese Form bietet sich etwa für die Präsentation über das Leitbild eines Start-ups oder für Referate in Schule oder Uni an.

Auch sonst tummeln sich im Netz zahlreiche Präsentations-Dienste. "Natürlich sind diese Programme im Vergleich zu Desktop-Apps in der Regel etwas ärmer an Funktionen. Häufig lassen sie auch nicht mehrere Bearbeiter zu", sagt Andreas Weck vom Digitalmagazin "t3n". Auf der anderen Seite jedoch schätzen viele Nutzer etwa die abgespeckte Powerpoint-Alternative im Browser, da die komplette Microsoft-Software auf Anfänger mitunter sehr komplex wirkt.

Das kostenpflichtige Programm Slides eignet sich insbesondere für Entwickler. Hier gibt es spezielle Funktionen zum Präsentieren von Programmcodes. "Quellcode wird beispielsweise automatisch in mehreren Farben dargestellt. Auch die Teamfunktionen sind gut, man kann hier bequem gemeinsam mit Kollegen an einer Präsentation tüfteln", beschreibt Dorothee Wiegand.

Der Dienst Haiku Deck eignet sich bestens dafür, in kurzer Zeit besonders schicke Präsentationen zusammenzustellen, da der Fokus auf einem ansprechenden Design liegt. Kostenfrei ist das Tool nicht. Mit dem Ableger Haiku Deck Zuru hält künstliche Intelligenz Einzug in den Gestaltungsprozess: Die Arbeit an der visuellen Umsetzung soll damit automatisiert und beschleunigt werden, beschreibt Lamprecht.

Die Software Venngage empfiehlt sich für Anwender, die komplexe Daten wie Diagramme, Infografiken oder Timelines präsentieren möchten - sie ist kostenpflichtig. Gratis steht nur eine sehr abgespeckte Variante des Programms zur Verfügung.

Neben der Online-Version von Powerpoint bietet Microsoft noch die Web-Anwendung Sway. Voraussetzung für die Nutzung ist auch hier ein Microsoft-Konto. Eine Stärke von Sway ist das Storytelling: Fotos und Texte lassen sich leicht zu ansprechenden Reiseberichten, Newslettern und Ähnlichem bauen. Ein Nachteil: Weil vieles vorgegeben ist, hat man beim Arrangieren keine vollständige Freiheit.

Am Ende ist das Programm aber nur die halbe Miete. Eine gelungene Präsentation erstellt sich die Software schließlich nicht von selbst. Bevor man loslegt, sollte man sich laut Peter Claus Lamprecht ein paar grundlegende Fragen beantworten. Präsentiert man bei einem Meeting, einem informellen Gespräch oder im Rahmen eines Vortrags? Wie sehen die Bedingungen - Ort, Tageszeit und Technik - aus? Und wie viel Zeit sowie Ressourcen stehen für die Vorbereitung zur Verfügung?

Wichtig ist eine klare Struktur aus Einleitung, Hauptteil und Schluss. Andreas Weck erläutert: "In der Einleitung ist es immer ratsam, das Thema so eingängig wie möglich zu schildern." Dafür biete sich das Schema "Situation, Problem und Frage" hervorragend an. Im Hauptteil wird die aufgeworfene Frage ausführlich beantwortet, während der Schluss noch einmal auf die Kernthese verweist.

Grundsätzlich sollten Präsentationen wenig Text enthalten. Sonst droht die Gefahr, dass die Anwesenden zu sehr mit Lesen beschäftigt sind und gar nicht mehr zuhören. Die Folien dienten nur der visuellen Aufbereitung, verdeutlicht Weck. Bilder können das unterstützen und im besten Fall inhaltlichen Mehrwert bieten.

Dorothee Wiegand empfiehlt eine einheitliche Gestaltung. "Wenn zum Beispiel ein Firmenlogo verwendet wird, sollten eventuelle andere Deko-Elemente sowie Überschriften und Diagramme farblich darauf abgestimmt sein - so wirkt das Ganze harmonisch."

Beim Präsentieren von Zahlen sollte man die Daten so zusammenfassen, dass Tendenzen oder Zusammenhänge klar werden. Hier ist weniger mehr, erklärt Dorothee Wiegand von der Fachzeitschrift "c't". Geht man zu sehr ins Detail, wird es schnell unübersichtlich. Zuschauer freuen sich über anschauliche, klar beschriftete Grafiken mit etwas Pep. So könnte man etwa in einem Balkendiagramm zum Transport auf Straße, Schiene und Wasser stilisierte Lastwagen, Güterwagen und Schiffe anstelle einfacher Balken zur Darstellung nutzen.

Kein guter Vortrag ohne guten Vortragenden

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