Von einem Flieger in den nächsten - heute hier, morgen dort. Das hört sich glamourös an, für viele Arbeitnehmer sind Dienstreisen allerdings oft eher stressig.
Denn eine Geschäftsreise beginnt in der Regel nicht erst mit dem Moment, wenn Berufstätige ins Auto, den Zug oder das Flugzeug steigen. "Eine Dienstreise frisst auch sehr viel Zeit im Vorfeld und der Nachbereitung", sagt Christopher Schulz, der als Berater häufig unterwegs ist und ein Buch zum Thema geschrieben hat.
Gerade wer oft unterwegs ist, sollte daher Reisezeiten nach Möglichkeit verkürzen oder zusammenlegen. Heißt: Wo es sich anbietet, kombiniert man Termine und nutzt so Synergien.
Antizyklisches Reisen: Volle Züge und Straßen vermeiden
Bei der Planung ist außerdem darauf zu achten, möglichst antizyklisch zu reisen. Am besten setzt man sich nicht mit allen anderen Montagmorgen in Bewegung, sondern setzt auf Tage und Zeiten, an denen in der Bahn und auf den Straßen nicht ganz so viel los ist. "Das reduziert den Stress, senkt fast immer den Zeitbedarf und reduziert auch meist die Kosten", sagt Schulz.
Wer für ein bestimmtes Projekt für Wochen oder Monate immer wieder die gleiche Strecke zurücklegen muss, sollte sich Schulz zufolge ein Setting suchen und das immer weiter optimieren. "Man nimmt die immer gleiche Verbindung, das immer gleiche Hotel und hat dann die immer gleiche Abrechnung." Das klingt zwar langweilig, spart aber den Aufwand bei der Planung und erleichtert die Umsetzung vor Ort.
Auch die beste Vorbereitung bewahrt Dienstreisende nicht vor Unerwartetem, sei es ein Unwetter, das den Bahnverkehr lahmlegt oder Flüge, die wegen Streik ausfallen. Beschäftigte müssen sich dann keine Vorwürfe machen, sagt die Karriereberaterin Jutta Boenig. Dann fällt es auch etwas leichter sich nicht aufzuregen, sondern die Situation zu akzeptieren und Plan B abzurufen.
APA - Austria Presse Agentur
Bei Verspätung gibt's eine Belohnung
Berater Christopher Schulz hat einen psychologischen Trick parat, den er oft selbst anwendet. "Alle Flüge sind gecancelt oder man ist mal wieder gestrandet - für solche Situationen reserviere ich mir eine besondere Belohnung." Man kann sich etwa einen ganz speziellen Kaffee gönnen, den man sonst nicht trinkt oder die neueste Folge der Lieblingsserie anschauen.
Unsicherheitsfaktoren ausschließen
Wer auf seine Reise mit einer fremden Sprachen, ungewohnten Verkehrsmitteln oder einen fremden Kultur konfrontiert ist, kann Stress durch die Wahl der Unterkunft reduzieren. "In dem Fall buchen Sie lieber ein Zimmer in einer Hotelkette, das ist dann zwar langweilig, aber Sie müssen auch keine Überraschung erwarten."
Ansonsten lautet die Faustregel: Die Unterkunft sollte entweder nahe am Transportkreuz liegen - dann sind Geschäftsreisende schnell am Bahnhof oder Flughafen. Oder man bucht ein Zimmer, das in der Nähe des Kunden liegt, um am Tag des Termins zumindest nicht durch den Berufsverkehr zu müssen.
Leerlaufzeiten auf Geschäftsreisen nutzt der Berater für Aufgaben, die er in fünf bis zehn Minuten erledigen kann, ohne Hochkonzentration. "Da kann man sich einen Sammler anlegen und das nach und nach abarbeiten - zum Beispiel Reisekosten abrechnen oder eine Präsentationslayout überarbeiten." Auch die Weihnachtspost zum Beispiel lässt sich gut auf einer Zugfahrt erledigen.