Die Gebarungsprüfung der Volkstheater Gesellschaft mbH hatte den Umgang mit den laufenden Subventionen der vergangenen Jahre zum Gegenstand. Die bauliche Sanierung des Theaters war nicht Teil der Untersuchung. Die Gesellschaft erhielt laut Stadt-RH für die Geschäftsjahre 2015/16, 2016/17 und 2017/18 Subventionen der Stadt Wien für das Haupthaus und das Volkstheater in den Bezirken in der Höhe von insgesamt rund 21,9 Mio. Euro.
Schon in den jeweiligen Jahresabschlüssen wurde, so konstatierte der Stadt-RH, darauf hingewiesen, dass die Zahlungsfähigkeit von den Subventionen des Bundes bzw. der Stadt abhängig sei. Weiters wurde dort darin angeführt, dass es nötig sei, weitere Mittel zu lukrieren.
Auch die Prüfer schätzen die Situation eher als dramatisch ein. Die Eigenmittelquote lag etwa nur knapp über acht Prozent. Diese Kennzahl ist laut Rechnungshof mit ein Indiz für die prekäre Lage des Theaters. Auch die Besucherzahlen seien zuletzt stark gesunken, wobei der jährliche Durchschnittswert 136.700 betrug. Im Haupthaus betrug der Rückgang sieben Prozent, das Volkstheater in den Bezirken musste sogar deutlich mehr Federn lassen.
Die Sitzplatzauslastung blieb hingegen relativ gleich, was laut den Prüfern schlicht daran lag, dass die Zahl der aufgelegten Karten reduziert wurde. Trotzdem wurde die Auslastung als "sehr gering" eingestuft. Sie betrug im Prüfzeitraum lediglich rund 56 Prozent. Der Zuschuss pro Besucher machte immerhin rund 91 Euro aus. Das ist ein beträchtlicher Anstieg. Vor mehr als zehn Jahren war der Zuschussbedarf noch bei vergleichsweise geringen 56 Euro gelegen, wie dargelegt wurde. Auch der Anteil der Freikarten - rund acht Prozent - wurde als zu hoch eingestuft.
Kritisiert wurde auch die Anzahl der Überstunden. Diese fielen fast ausschließlich im Bereich Technik an. Hier wurde eine dringende Evaluierung empfohlen. Auch Prämien von Mitarbeitern ohne die entsprechende Nachweise über erbrachte Leistungen wurden geortet. Dass vom Unternehmen auch Verkehrsstrafen zum Beispiel wegen Geschwindigkeitsüberschreitungen bezahlt wurden, hielt der Rechnungshof ebenfalls nicht für angebracht.
Auffällig war vor allem ein Anstieg der Aufwendungen im Geschäftsjahr 2017/2018, wobei sich unter anderem gestiegene Kosten für künstlerische Leistungen bzw. Musik negativ auswirkten. Laut Volkstheater ergaben sich diese durch einige große Produktionen bzw. ein Gastspiel. Der Rechnungshof empfand die Ausgaben angesichts der finanziellen Situation der Bühne aber als "nicht angebracht".
Auch der vom Rechnungshof geortete Anstieg der Kosten für Tantiemen wurde kritisch beäugt. Der Stadt-RH erinnerte daran, dass schon 2003 dem benachbarten Theater in der Josefstadt im Sanierungskonzept empfohlen worden sei, vorzugsweise tantiemenfreie Stücke auszuwählen. Dem Volkstheater wurde ebenfalls eine diesbezüglich "bewusste Auswahl" an Aufführungen nahegelegt.
Bemängelt wurde auch die Ablauforganisation. Eine systematische Dokumentation der wichtigsten Betriebsabläufe fehle: "Im Wesentlichen leitete sich das Handeln der Mitarbeitenden aus der Verfolgung des Gesellschaftszweckes, aus einzelnen Dienstanweisungen sowie den gewohnten Abläufen ab." Eine interne Revision wurde ebenfalls vermisst.
Der Rechnungshof konstatierte jedenfalls einen "dringenden Reformbedarf". Um darzulegen, wie die Situation verbessert werden könnte, schlugen die Prüfer das Josefstadt-Sanierungskonzept aus dem Jahr 2000 zurate. Darin sind unter anderem kurzfristige finanzielle Beiträge der Mitarbeiter, preiswertere Inszenierungen, flexiblerer Personaleinsatz, eine Reform des Zulagensystems, aber auch eine "ansteigende Subventionslinie", also mehr Geld um die Personalkostensteigerungen abzudecken, angeführt.
Dies alles mündet in der Forderung, auch für das Volkstheater ein Sanierungskonzept zu erarbeiten. Die Gesellschaft stellte ein solches in einer im Bericht erhaltenen Stellungnahme tatsächlich in Aussicht: "Im Rahmen der 3-Jahres-Planung für den Zeitraum nach der Sanierung des Volkstheatergebäudes ist vorgesehen, alle Bereiche auf Einsparungs- und Effizienzpotenziale zu prüfen. In Summe soll dadurch eine nachhaltig stabile wirtschaftliche Situation herbeigeführt werden."