2021 wurde von Wiederkehr, der sein Amt nach der Wahl 2020 angetreten hat, ein Reformprozess eingeleitet. Mit diesem sollten die Probleme in den Griff bekommen werden. Der Ressortchef und Abteilungsleiter Georg Hufgard-Leitner zeigte sich im Gespräch mit Medienvertretern überzeugt, dass das zumindest zum Teil schon gelungen ist. 150.000 Verfahren werden von der MA 35 pro Jahr durchgeführt, der Großteil betrifft die Sachgebiete Einwanderung bzw. Aufenthalt.
Die Verfahrensdauer in Einwanderungsverfahren wurde um mehr als 25 Prozent gesenkt. Was konkret bedeutet: Statt in knapp 72 Tagen sind diese im Durchschnitt nun in rund 52 Tagen erledigt. Auch wurden 15 Prozent mehr Verfahren abgeschlossen. Als Meilenstein wurde dabei das neu eingerichtete telefonische Servicecenter gelobt. Seit Dezember 2021 ist dieses in Vollbetrieb. Knapp 400.000 Gespräch mit Kundinnen und Kunden wurden seither geführt.
In Summe telefonierten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mehr als 2 Mio. Minuten, wie heute vorgerechnet wurde. Die durchschnittliche Wartezeit auf das Entgegennehmen eines Anrufs konnte demnach von anfangs 3,6 Minuten auf 28 Sekunden gesenkt werden. Mehr als zwei Drittel der Anrufe können laut den Verantwortlichen telefonisch sofort geklärt werden. Da die Erstansprechpartner im Callcenter jedoch externe Kräfte sind, handelt es sich dabei vor allem um allgemeine Fragen etwa zu Öffnungszeiten.
Bei komplexeren Anliegen bei denen ein Blick in die Akten nötig ist, werden sogenannte Tickets erstellt. 145.000 waren das bisher. Die Bearbeitungsdauer beträgt hier laut MA 35 durchschnittlich 2,2 Tage. Verzögerungen oder lange Wartezeiten sollen nicht mehr vorkommen und seien die Ausnahme, beteuerte man. Verantwortlich für die Fortschritte sind laut Stadt auch Digitalisierungsschritte.
Sorgen bereitet jedoch weiterhin der Bereich Staatsbürgerschaften. Zwar habe man schon bisher die Kapazitäten ausgebaut und zuletzt dreimal so viele Staatsbürgerschaften verliehen als in den Jahren davor, die Entwicklung werde sich aber fortsetzen, wie es hieß. Wien führt etwa für ganz Österreich die Verfahren für Nachfahren von NS-Opfern durch, die berechtigt sind, österreichische Staatsbürger zu werden. Zudem könnten nun auch Personen, die 2015 oder 2016 einen positiven Asylbescheid erhalten hätten, nun einen Antrag stellen. Die Zahlen, so berichtete Wiederkehr, würden bundesweit nach oben gehen.
Das führt dazu, dass etwa die Wartezeit auf einen persönlichen Termin in Sachen Staatsbürgerschaften bei der MA 35 derzeit bei rund 350 Tagen liegt. In Wien will man etwa mit einer Personaloffensive gegensteuern. 93 Personen sollen bis April 2023 neu aufgenommen werden. Auch eine Zusammenarbeit mit dem Beratungszentrum für Migrantinnen und Migranten ist geplant. Ziel ist es laut Wiederkehr, im Bereich Staatsbürgerschaft eine Kapazitätssteigerung um 50 Prozent zu erreichen.
Maßnahmen zur Verfahrensvereinfachung werden ebenfalls in Aussicht gestellt. Langwierig seien die Verfahren aber vor allem wegen der extrem komplexen Rechtslage, wie Wiederkehr beklagte. Der NEOS-Politiker forderte einmal mehr den dafür zuständigen Bund auf, hier eine Entbürokratisierung vorzunehmen. So sei es etwa oft sehr schwierig für Betroffene, die monatlichen Einkommensnachweise für die vergangenen sechs Jahre vorzulegen, erläuterte der Stadtrat.