Schnell und produktiv – genau so möchten wir unsere täglichen To-Dos am liebsten bewältigen. Unternehmer wie Elon Musik vertrauen dabei vor allem auf die "Timeboxing"-Methode. Eine geleakte E-Mail des Tesla-CEOs zeigte beispielsweise, dass er seine MitarbeiterInnen zu mehr Produktivität bewegt, indem große Meetings vermieden werden und sie Besprechungen verlassen, wenn sie darin nicht "beitragen" können. Auch der aktive Einsatz des Hausverstands steht groß auf der Liste.
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Was ist "Timeboxing"?
Diese von Musk empfohlene Vorgehensweise ähnelt stark der "Timeboxing"-Methode. Laut einer Studie des Tech-Unternehmens Filtered, in der 100 Hacks für mehr Produktivität getestet wurden, schnitt diese Methode am besten ab. Demnach soll man beim "Timeboxing" seinen Aufgaben eine feste Zeitspanne zuweisen. Das sei vor allem dann vorteilhaft, wenn man zum Perfektionismus neigt. Sprich, wenn du einen gewissen Zeitrahmen hast, dann sollst du deine Aufgabe nur in diesem bearbeiten. Dadurch soll weniger Stress, aber eine besser Priorisierung der Arbeitsaufgaben sowie häufige Erfolgserlebnisse gesichert werden.
Alles, was du dafür brauchst, ist ein Kalender.
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Wie funktioniert "Timeboxing"?
Wie "Forbes" erklärt, umfasst die Methode fünf Schritte.
- Wähle deinen Organisationshelfer: Damit du die Methode gut anwenden kannst, solltest du deine Aktivitäten in deinem Kalender eintragen (digital oder händisch). Wichtig ist dabei, dass du deine Aufgaben auflistest und diese anhand von Datum und Uhrzeit planst. Kalender-Apps können hierfür hilfreich sein. Die meisten von ihnen haben auch ein zusätzliches Feld, in dem ein gewisser Zeitrahmen für die jeweilige Aufgabe blockiert ist – so verschaffst du dir auch einen besseren Überblick, falls zusätzlich Meetings oder Präsentationen anstehen.
- Definiere, was deine Aufgabe ist: Setz dich mindestens einen Tag vor Arbeitsbeginn an deinen Kalender und definiere, was genau dein To-Do ist und wie viel Zeit du dafür etwa benötigst. Schreibe gleich die Deadline dazu. So kannst du besser einplanen, wie viel Zeit du tatsächlich brauchst.
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- Trage deine Aufgabe richtig ein: Du gibst deinem To-Do einen offiziellen Namen und schreibst es mit der geplanten Dauer ein. Ist dein To-Do zu lang, kannst du es in kleinere Zeitblöcke von zwei, vier oder acht Stunden einteilen – entweder über einen Tag oder die Woche verteilt.
- Behalte deinen Tag im Überblick: Checke gleich morgens, welche Aufgaben anstehen und ob du deine Arbeitsstunden richtig aufgeteilt hast. Ist die Dauer für deine Aufgaben realistisch? Was kannst du noch erledigen, falls du schneller fertig wirst? Und ganz wichtig: Vergiss nicht, dir auch Pausen zwischen deinen Timeboxen einzuplanen!
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- Halte dich an deinen Kalender: Wenn du deine Produktivität wirklich steigern möchtest, solltest du dich an deinen neuen Kalender halten. Das heißt, dass du das Prozedere wirklich "durchziehst" und möglichst nicht von deinem Plan abweichst. Wenn du in deinem Zeitplan bleibst, steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass du alles schaffst. Ablenkungen sollten währenddessen so gut wie möglich reduziert werden. Wenn jedoch Änderungen tagsüber anstehen und ein spontanes Meeting geplant ist, dann solltest du diese gleich im Kalender eintragen und am Ende des Tages kontrollieren, was du tatsächlich geschafft hast und was noch offen ist.
Guter Tipp: Achte auf deine Deadlines! Was muss zuerst fertig werden? Was hat noch Zeit und kann auch eine Woche später erledigt werden? Wer richtig priorisiert, kann am meisten profitieren. Der Clou der "Timeboxing"-Methode ist vor allem, Zeit zu "limitieren" und daher besser zu nutzen.
Und wer seine To-Do-Liste effektiv abarbeitet, hat auch mehr Zeit für Hobbys, die Familie und FreundInnen oder Dates.